Dagaz Eventos es una agencia de eventos líder con sede en São Paulo, especializada en producir conferencias corporativas de alto nivel, stands para ferias comerciales, lanzamientos de productos y activaciones de marketing experiencial. Operando en un sector de ritmo acelerado donde un solo retraso puede afectar la entrega de un evento, Dagaz atiende a grandes corporaciones multinacionales que exigen una ejecución operativa impecable.
El Desafío Operativo
La planificación de eventos corporativos requiere coordinar cientos de elementos en movimiento. Para cada evento, los productores deben gestionar conceptos de diseño, alquiler de locaciones, permisos de seguridad de la municipalidad local y la contratación de decenas de proveedores externos (técnicos audiovisuales, servicios de catering, personal de seguridad, equipos de decoración y anfitriones). Gestionar esta complejidad mediante hojas de cálculo aisladas y cadenas de correos generaba riesgos operativos críticos.
La información estaba fragmentada en carpetas separadas, los gerentes de proyecto tenían dificultades para visualizar el estado de los contratos con proveedores y los operadores financieros carecían de visibilidad en tiempo real sobre los saldos presupuestarios. Como una sola falla de comunicación podía derivar en el incumplimiento del plazo de un proveedor o en un retraso en el sitio, Dagaz Eventos necesitaba un Work OS unificado para hacer seguimiento de todos los pipelines de eventos activos, los contratos con proveedores y los hitos de proyecto en tiempo real.
La Solución de Audatia
El equipo de ingeniería de procesos de Audatia personalizó un sólido sistema de seguimiento de eventos dentro de **monday.com** para centralizar sus operaciones:
1. Diseño del Blueprint Maestro de Eventos
Diseñamos una estructura de tablero integrada que representa todo el ciclo de vida de una activación. El tablero se dividió en etapas claras de preproducción, montaje en el sitio, ejecución del evento y desmontaje, garantizando que todas las licencias de seguridad y las contrataciones de equipos quedaran verificadas dentro de un cronograma estructurado.
2. Integración de Asignación de Proveedores y Facturación
Construimos vistas de tablero personalizadas que rastrean los datos de los contratistas, los acuerdos firmados, los hitos de pago y las dependencias de tareas. Una vez que un productor de eventos marcaba el contrato de un proveedor como firmado, el sistema alertaba automáticamente al departamento financiero para programar las condiciones de pago, reduciendo los retrasos en la facturación.
3. Panel Ejecutivo Centralizado
Para apoyar la toma de decisiones de alto nivel, Audatia construyó un panel de portafolio interactivo. Esta pantalla combinaba los cronogramas y las asignaciones de recursos de todos los eventos activos, permitiendo a los directores de la agencia identificar de inmediato los cuellos de botella en la planificación y reasignar miembros del equipo para cubrir tareas retrasadas.
El Impacto Operativo
Al migrar su seguimiento de eventos a un espacio de trabajo estructurado en monday.com, Dagaz Eventos logró:
- 100% de Transparencia en la Planificación: Directores y productores pueden ver el estado de todos los proyectos activos de un solo vistazo, eliminando las reuniones manuales de actualización de estado.
- Cero Brechas con Proveedores: Los indicadores visuales de estado y las alertas automatizadas garantizaron que todos los permisos de seguridad, contratos audiovisuales y reservas de anfitriones quedaran asegurados antes de las fechas de montaje.
- Mayor Eficiencia de Recursos: Unificar el seguimiento de proyectos y la asignación de recursos dentro de monday.com redujo la carga administrativa, permitiendo a los gerentes de proyecto ejecutar más eventos de forma simultánea.
A través de esta implementación personalizada de monday.com, Audatia brindó a Dagaz Eventos un sistema operativo escalable, que les permite ejecutar activaciones de marca corporativas complejas con control absoluto de cronogramas y eficiencia de procesos estructurada.