iFood es la plataforma dominante de entrega de comida y logística en América Latina, coordinando millones de pedidos comerciales a diario. Para sostener esta escala de ejecución de entregas, cientos de departamentos corporativos internos —unidades de marketing creativo, equipos de onboarding comercial, coordinadores de logística y gerentes de ingeniería de software— deben operar en completa alineación.
El desafío operativo
A medida que iFood crecía, los departamentos individuales empezaron a adquirir de forma independiente distintas aplicaciones de productividad y software de gestión de tareas. Esta cadena de herramientas fragmentada provocó silos de datos inmediatos: los archivos de marketing creativo quedaban aislados de los cronogramas de planificación comercial, y los gerentes de equipo no tenían visibilidad sobre la carga de trabajo de los empleados. La información se perdía en hilos de correo privados, y las actualizaciones de estado de las tareas requerían reuniones de reporte manual constantes.
La empresa decidió consolidar sus operaciones de trabajo dentro de **ClickUp Enterprise**. Sin embargo, las licencias de software solo son útiles si los empleados adoptan activamente las estructuras del espacio de trabajo. Debido al gran volumen de usuarios y a la diversidad de sus procesos, iFood necesitaba un partner técnico que diseñara arquitecturas de tableros personalizadas y coordinara talleres de onboarding interactivos para garantizar la adopción.
La solución de Audatia
Los consultores certificados en ClickUp de Audatia trabajaron directamente junto a los líderes de equipo de iFood para auditar las restricciones de sus procesos existentes. En lugar de ofrecer revisiones genéricas de manuales de usuario, diseñamos un marco de implementación personalizado y basado en fases:
1. Personalización de flujos de trabajo
Diseñamos jerarquías estandarizadas de carpetas, listas y estados de tareas en el espacio de trabajo para reflejar los flujos de trabajo creativos y operativos reales de iFood. Configuramos campos personalizados para hacer seguimiento de categorías de campañas, aprobaciones de diseño, ubicaciones objetivo y puntuaciones de prioridad de proyectos, asegurando que los equipos registraran los datos de forma consistente.
2. Talleres de onboarding por rol
La capacitación genérica no logra involucrar a los usuarios. Audatia realizó talleres en vivo e interactivos personalizados para roles específicos. Capacitamos a los diseñadores creativos en disparadores de checklists de tareas y anotaciones de archivos, enseñamos a los gerentes de proyecto a crear dependencias en diagramas de Gantt, y mostramos a los directores comerciales cómo extraer KPIs de pipeline en tiempo real.
3. Biblioteca de videos de onboarding a medida
Para dar soporte a las futuras contrataciones y reforzar la capacitación, grabamos una biblioteca permanente de microtutoriales específicos por proceso. Estas guías cortas en video de 3 minutos explicaban paso a paso cómo solicitar campañas, actualizar estados y registrar métricas, estableciendo un portal de capacitación de autoservicio.
Los resultados medidos
La colaboración entre Audatia e iFood generó cambios operativos inmediatos:
- Centralización total del espacio de trabajo: Consolidación de la gestión de tareas, eliminando costos de suscripción de herramientas secundarias y unificando las comunicaciones entre departamentos.
- Reducción de reuniones administrativas: El diseño de paneles visuales de ClickUp permitió a los directores ver el avance de los proyectos en tiempo real, reduciendo las reuniones de actualización de estado en aproximadamente un 30%.
- Expansión autónoma de los equipos: Capacitar a administradores internos de ClickUp permitió a los equipos de iFood escalar el espacio de trabajo a nuevos departamentos de forma independiente.
Tras esta exitosa fase de adopción, nuevas áreas dentro de iFood continúan adoptando nuestras estructuras de espacio de trabajo, consolidando ClickUp como el centro operativo principal para la ejecución creativa y comercial.